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# Arbeitszeiterfassung und Monatsabschlüsse
> Erfasse die Arbeitszeit deines Teams – automatisch aus Terminen oder manuell in wenigen Sekunden. Am Monatsende schreibst du alles fest und erhältst eine saubere Stundenübersicht als PDF.
Wie viele Stunden haben deine Trainer:innen diesen Monat tatsächlich gearbeitet? Die Arbeitszeiterfassung der 123Hundeschule beantwortet diese Frage, ohne dass jemand eine Excel-Tabelle pflegen muss. Ein Großteil der Zeit entsteht ohnehin schon in deinem Kalender – erledigte Einzelstunden, Gruppentrainings und Kurse werden **automatisch** als Arbeitszeit verbucht. Alles andere – Vorbereitung, Telefonate, Fahrten, Platzpflege – trägst du mit ein paar Klicks nach.
Am Monatsende schreibst du den Monat fest. Daraus entsteht eine übersichtliche **Stundenübersicht als PDF** pro Mitarbeiter:in – ideal für die Lohnabrechnung oder deine eigenen Unterlagen.
Die Arbeitszeiterfassung ist ausschließlich im **Premium-Abo** verfügbar. Ohne Premium siehst du den Bereich **🕒 Zeiteinträge** und die Erfassungs-Funktionen nicht.
## In 3 Schritten loslegen
1. **Rechte prüfen:** Stelle unter **Einstellungen > Rollen** sicher, dass deine Mitarbeiter:innen die Berechtigung **Eigene Zeiten bearbeiten** haben. In den Standardrollen ist das bereits so.
2. **Laufen lassen:** Ab sofort werden vergangene Termine automatisch als Zeiteintrag angelegt. Ergänze zusätzliche Zeiten direkt in **Mein Tag** über die Uhr oben rechts oder die **Zeit erfassen**-Schaltflächen zwischen deinen Terminen.
3. **Festschreiben:** Am Monatsende öffnest du **🕒 Zeiteinträge**, wählst die Aktion **Monat festschreiben** – fertig ist deine Stundenübersicht als PDF.
Du musst nichts einrichten, um zu starten. Die automatische Erfassung ist von Anfang an aktiv. Lies dir am besten einmal den Abschnitt [Automatisch aus deinen Terminen](#automatisch-aus-deinen-terminen) durch, damit du weißt, welche Termine wann verbucht werden.
## Was ist die Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung sammelt die Arbeitsstunden deines Teams an einer zentralen Stelle. Jeder erfasste Zeitblock ist ein **Zeiteintrag** – mit Datum, Von-/Bis-Uhrzeit, einer **Stundenart** (z. B. „Einzelstunde" oder „Dokumentation") und optional einer Notiz.
1. **Automatisch aus Terminen** – Stattgefundene Einzelstunden, Gruppentrainings, Kurse und Veranstaltungen werden vom System selbst als Zeiteintrag angelegt. Das deckt den größten Teil der Arbeitszeit ab, ganz ohne dein Zutun.
2. **Manuell** – Alles, was nicht als Termin im Kalender steht (Vorbereitung, Telefonate, Fahrten, Marketing, Platzpflege …), trägst du selbst nach – in **Mein Tag** oder in der Übersicht **🕒 Zeiteinträge**.
Am Ende des Monats fasst du alle Einträge in einem **Monatsabschluss** zusammen. Dabei werden die Einträge des Monats **festgeschrieben** (gegen versehentliche Änderungen gesperrt) und eine **Stundenübersicht als PDF** erzeugt.
## Warum das Feature dir hilft
Der Großteil deiner Arbeitszeit steht schon im Kalender. Erledigte Termine werden automatisch verbucht – du ergänzt nur den Rest.
Am Monatsende bekommst du eine Stundenübersicht pro Mitarbeiter:in als PDF – nachvollziehbar und teilbar.
Auswertungen zeigen dir erfasste Stunden, den Monatsverlauf und die Verteilung nach Tätigkeit.
Ein festgeschriebener Monat lässt sich nicht mehr versehentlich ändern. Jede Änderung wird protokolliert.
## Voraussetzungen
* Dein Tarif ist das **Premium-Abo**
* Die Person, die Zeiten erfassen soll, hat die Berechtigung **Eigene Zeiten bearbeiten**
* Zum Festschreiben eines Monats wird die Berechtigung **Team-Zeiten bearbeiten** benötigt
* Für die automatische Erfassung müssen deine Termine (Einzelstunden, Gruppen, Kurse, Veranstaltungen) im Kalender gepflegt sein
## Zeit erfassen
### Automatisch aus deinen Terminen
Der bequemste Weg: Du machst gar nichts. Sobald ein Termin stattgefunden hat, legt das System einen passenden Zeiteintrag an – mit den Uhrzeiten des Termins und der passenden Stundenart.
| Termin im Kalender | Wird erfasst als | Wann? |
| ------------------- | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Einzeltraining** | Stundenart „Einzelstunde" | Sobald die Stunde auf **Stattgefunden** steht – manuell oder automatisch am Folgetag |
| **Gruppentraining** | Stundenart „Gruppentraining" | Automatisch, **nachdem** der Termin vorbei ist |
| **Kurs**-Termin | Stundenart „Kurs" | Automatisch, **nachdem** der Termin vorbei ist |
| **Veranstaltung** | Stundenart „Veranstaltung" | Automatisch, **nachdem** der Termin vorbei ist |
**Wann wird eine Einzelstunde verbucht?** Der Zeiteintrag entsteht in dem Moment, in dem die Einzelstunde den Status **Stattgefunden** bekommt. Das kannst du **selbst** auslösen – zum Beispiel direkt nach der Stunde, indem du sie auf „Stattgefunden" setzt. Tust du das nicht, übernimmt es das System **automatisch am Folgetag**: Ein Hintergrundlauf setzt alle vergangenen, noch geplanten Einzelstunden auf „Stattgefunden". Gruppentrainings, Kurse und Veranstaltungen haben keinen solchen Status – sie werden verbucht, sobald ihr Zeitpunkt vorbei ist (das kann bis zu einer Stunde dauern).
Bist du **Co-Trainer:in** eines Gruppentermins, bekommst du einen **eigenen** Zeiteintrag mit denselben Uhrzeiten. So wird die Arbeitszeit beider Trainer:innen erfasst.
Bei der ersten Nutzung werden **nur die letzten rund vier Wochen** rückwirkend erfasst – nicht deine komplette Vergangenheit. So bleibt deine Zeiterfassung übersichtlich und startet mit den aktuellen Terminen.
### Schnell in „Mein Tag"
Für alles, was nicht als Termin im Kalender steht, ist **Mein Tag** der schnellste Weg. Deine manuellen Zeiteinträge erscheinen dort direkt zwischen deinen Terminen – chronologisch nach Uhrzeit einsortiert.
1. Öffne **Mein Tag** und wähle oben den gewünschten Tag
2. Klicke auf das **Uhr-Symbol** oben rechts – oder auf eine **Zeit erfassen**-Schaltfläche zwischen zwei Terminen
3. Wähle die **Stundenart**, prüfe **Von** und **Bis** und schreibe optional eine **Notiz**
4. Mit **+ 15 Min.** und **+ 1 Std.** passt du die Endzeit schnell an – die Dauer siehst du live
5. **Speichern** – der Eintrag erscheint sofort in der Tagesliste
Die **Zeit erfassen**-Schaltflächen sind clever vorbelegt: Vor dem ersten Termin startet der Eintrag eine Stunde vorher, zwischen zwei Terminen genau am Ende des vorherigen Termins. So musst du die Uhrzeit meist gar nicht mehr anfassen. Ist zwischen zwei Terminen keine Lücke, wird die Schaltfläche ausgeblendet.
Einen manuellen Eintrag in **Mein Tag** kannst du jederzeit über das **⋯-Menü** an der Zeile **bearbeiten** oder **löschen** – solange der Monat noch nicht festgeschrieben ist.
Termine mit Kunden-Bezug (Einzelstunden, Gruppen …) erscheinen in **Mein Tag** weiterhin als der eigentliche Termin – nicht zusätzlich als Zeiteintrag. Doppelte Einträge gibt es also nicht.
### In der Übersicht „Zeiteinträge"
Alle Zeiteinträge – deine eigenen und (mit den passenden Rechten) die deines Teams – findest du gebündelt im Bereich **🕒 Zeiteinträge**. Hier erfasst, filterst und exportierst du Zeiten und schreibst Monate fest.
1. Öffne **🕒 Zeiteinträge** und klicke auf **Zeiteintrag erstellen**
2. Wähle **Mitarbeiter:in** (Standard: du selbst), **Stundenart** und **Datum**
3. Trage den **Zeitraum** (Von/Bis) ein
4. Optional: eine **Notiz**
5. **Speichern**
Die Zeiteinträge einer Person dürfen sich am selben Tag **nicht zeitlich überschneiden**. Legst du einen Eintrag an, dessen Zeitraum sich mit einem bestehenden überschneidet, weist dich das System darauf hin.
## Stundenarten
Jeder Zeiteintrag hat eine **Stundenart**, damit du auf einen Blick siehst, wofür die Zeit angefallen ist. Die Liste ist fest vorgegeben und deckt den Alltag einer Hundeschule ab:
Einzelstunde · Gruppentraining · Kurs · Veranstaltung · Vor- und Nachbereitung
Dokumentation · Kundenkommunikation · Fahrzeit · Teammeeting · Interne Schulung · Verwaltung · Marketing · Platzpflege / Materialpflege
Bei der automatischen Erfassung wird die Stundenart passend zum Termin gesetzt (z. B. „Gruppentraining"). Bei manuellen Einträgen wählst du sie selbst – für einen schnellen Nachtrag ist „Dokumentation" vorausgewählt.
## Der Monatsabschluss
Am Ende eines Monats fasst du alle Zeiteinträge zusammen. Der Monatsabschluss hat zwei Aufgaben: Er **sperrt** die Einträge des Monats gegen weitere Änderungen und erzeugt die **Stundenübersicht als PDF**.
### Monat festschreiben
1. Öffne **🕒 Zeiteinträge**
2. Wähle oben die Aktion **Monat festschreiben**
3. Prüfe **Jahr** und **Monat** und hinterlege optional eine **Notiz**
4. Bestätige mit **Festschreiben**
Nach dem Festschreiben können die Zeiteinträge dieses Monats **nicht mehr bearbeitet, gelöscht oder neu angelegt** werden. Prüfe die Einträge also, bevor du festschreibst.
Festschreiben lässt sich nur für **bereits vergangene oder den aktuellen Monat** und nur, wenn der Monat **mindestens einen Zeiteintrag** enthält.
Der Status jedes Eintrags zeigt dir, wo er steht:
* **Entwurf** – noch änderbar
* **Festgeschrieben** – Teil eines Monatsabschlusses, gesperrt
### Die Stundenübersicht (PDF)
Beim Festschreiben entsteht automatisch eine **Stundenübersicht** als PDF. Sie ist nach Tagen gruppiert und zeigt je Eintrag Datum, Uhrzeit, Dauer, Stundenart und – bei automatisch erfassten Zeiten – den zugehörigen Termin. Am Ende findest du die **Summen pro Mitarbeiter:in** und **pro Stundenart** sowie die Gesamtstunden.
Alle Monatsabschlüsse mit ihren PDFs findest du im Bereich **🔒 Monatsabschlüsse**.
Die Stundenübersicht eignet sich gut als Anlage für deine Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung – sie ist neutral und leicht lesbar.
### Abschluss neu erzeugen
Hast du nach dem Festschreiben festgestellt, dass noch etwas fehlt? Du kannst den PDF-Abschluss aktualisieren.
1. Öffne den betroffenen Eintrag unter **🔒 Monatsabschlüsse**
2. Wähle die Aktion **Abschluss neu erzeugen**
Für diesen Schritt brauchst du die Berechtigung **Team-Zeiten sehen**. So bleibt das erneute Erzeugen von Auswertungen einem kleinen Kreis vorbehalten.
## Bericht für einen beliebigen Zeitraum
Du brauchst eine Stundenübersicht, ohne gleich einen ganzen Monat festzuschreiben – zum Beispiel für **eine einzelne Woche**, **ein Quartal** oder **mehrere Monate** am Stück? Dafür gibt es den Bericht-Download: dasselbe PDF wie beim Monatsabschluss, nur frei im Zeitraum und ohne etwas zu sperren.
1. Öffne **🕒 Zeiteinträge**
2. Grenze den Zeitraum mit den Filtern **Von** und **Bis** ein – oder hake einzelne Einträge in der Liste an
3. Optional: zusätzlich nach **Mitarbeiter:in** oder **Status** filtern
4. Wähle die Aktion **Bericht erstellen (PDF)**. Hast du über die Filter eingegrenzt, klicke vorher auf **Alle auswählen**, damit wirklich alle Einträge des Zeitraums im Bericht landen
5. Das PDF wird sofort zum Download erzeugt
Der Bericht ist genauso aufgebaut wie die Stundenübersicht des Monatsabschlusses: nach Tagen gruppiert, mit den Summen je Mitarbeiter:in und je Stundenart. Als Titel erscheint der tatsächliche Zeitraum deiner Auswahl – zum Beispiel „Stundenübersicht 01.06.2026 – 07.06.2026".
Der Bericht **schreibt nichts fest** und sperrt keine Einträge – er ist ein reiner Download. Für den offiziellen, gesperrten Abschluss nutzt du weiterhin **Monat festschreiben**.
Für einen Bericht pro Mitarbeiter:in filterst du zuerst nach der Person und erstellst dann den Bericht. So bekommst du gezielt deren Stunden im gewünschten Zeitraum.
## Auswertungen und Export
### Auswertungs-Karten
Im Bereich **🕒 Zeiteinträge** siehst du – mit der Berechtigung **Team-Zeiten sehen** – vier Kennzahlen-Karten auf einen Blick:
Summe der erfassten Stunden im gewählten Zeitraum.
Der Verlauf über das laufende Jahr.
Wofür die Zeit angefallen ist.
Wie viel schon festgeschrieben und wie viel noch Entwurf ist.
### Nach Excel exportieren
Für eine eigene Weiterverarbeitung exportierst du die Zeiteinträge als Excel-Datei.
1. Öffne **🕒 Zeiteinträge** und filtere optional nach Zeitraum, Status oder Mitarbeiter:in
2. Wähle die Aktion **Exportieren (Excel)**
Die Datei enthält je Eintrag: Mitarbeiter:in, Datum, Zeit, Stundenart, Terminart, Terminbezug, Netto-Minuten, Status und Notiz.
### Zeiten pro Mitarbeiter:in
Du möchtest die Stunden einer einzelnen Person sehen? Öffne die Mitarbeiter:in unter **Einstellungen > Mitarbeiter** und wechsle in den Reiter **Finanzen**. Dort findest du den Abschnitt **🕒 Zeiterfassung** mit allen Zeiteinträgen dieser Person.
## Monatliche Erinnerung
Damit kein Monatsabschluss liegen bleibt, erinnert dich das System automatisch.
Am **3. jedes Monats** bekommst du als Inhaber:in eine E-Mail, wenn der **Vormonat Zeiteinträge enthält, aber noch nicht festgeschrieben** ist. Ist bereits alles festgeschrieben, bekommst du keine Mail – dein Postfach bleibt sauber.
## Was passiert bei Absagen und Änderungen?
Die Zeiterfassung hält sich selbst sauber, wenn sich an deinen Terminen etwas ändert:
* **Termin wird abgesagt** – Der zugehörige, noch nicht festgeschriebene Zeiteintrag wird automatisch entfernt.
* **Termin wird wieder veröffentlicht** – Der Eintrag wird wiederhergestellt.
* **Absage in einem festgeschriebenen Monat** – Statt den gesperrten Eintrag zu löschen, wird ein **Korrektureintrag** erzeugt. So bleibt die Monatssumme korrekt und die Historie nachvollziehbar.
Verschiebst du einen Termin auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit, passt du den zugehörigen Zeiteintrag am einfachsten von Hand an – solange der Monat noch nicht festgeschrieben ist.
## Berechtigungen
Wer was in der Zeiterfassung darf, steuerst du im Premium-Abo über Rollen unter **Einstellungen > Rollen**.
| Berechtigung | Was erlaubt sie? | Standardrollen |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------ | --------------------------- |
| **Eigene Zeiten sehen** | Eigene Zeiteinträge einsehen | Admin, Mitarbeiter, Trainer |
| **Eigene Zeiten bearbeiten** | Eigene Einträge anlegen und bearbeiten | Admin, Mitarbeiter, Trainer |
| **Team-Zeiten sehen** | Einträge aller Mitarbeiter:innen und die Auswertungs-Karten sehen | Admin, Mitarbeiter |
| **Team-Zeiten bearbeiten** | Einträge aller bearbeiten **und** Monate festschreiben | Admin, Mitarbeiter |
| **Arbeitszeit exportieren** | Zeiteinträge nach Excel exportieren und Berichte als PDF erstellen | Admin, Mitarbeiter |
Trainer:innen sehen und pflegen standardmäßig nur **ihre eigenen** Zeiten. Den Überblick über das gesamte Team und das Festschreiben behältst du als Inhaber:in.
## Häufige Fragen
### Ich sehe den Bereich „Zeiteinträge" gar nicht – woran liegt das?
Die Arbeitszeiterfassung ist nur im **Premium-Abo** verfügbar. Prüfe deinen Tarif. Erscheint der Bereich trotz Premium nicht, fehlt der Person vermutlich die Berechtigung **Eigene Zeiten sehen** oder **Eigene Zeiten bearbeiten**.
### Ein Termin taucht nicht sofort als Zeiteintrag auf.
Das ist normal. Eine Einzelstunde wird verbucht, sobald sie auf **Stattgefunden** steht – das setzt du entweder selbst oder das System erledigt es automatisch am Folgetag. Gruppentrainings, Kurse und Veranstaltungen werden erst verbucht, **nachdem** ihr Zeitpunkt vorbei ist – das kann bis zu einer Stunde dauern.
### Warum werden meine älteren Termine nicht erfasst?
Beim Start erfasst das System **rückwirkend nur die letzten rund vier Wochen**, nicht die komplette Vergangenheit. Weiter zurückliegende Zeiten kannst du bei Bedarf manuell nachtragen.
### Ich habe mich beim Festschreiben vertan – kann ich einen Monat wieder öffnen?
Ein festgeschriebener Monat ist bewusst gesperrt, damit Auswertungen verlässlich bleiben. Ändert sich nachträglich etwas an den Terminen dieses Monats, wird das über einen **Korrektureintrag** abgebildet, damit die Summen stimmen. Über die Aktion **Abschluss neu erzeugen** aktualisierst du das PDF.
### Kann ich eigene Stundenarten anlegen?
Nein. Die Stundenarten sind fest vorgegeben und für den Alltag einer Hundeschule ausgelegt. Für Besonderheiten nutze die **Notiz** am Zeiteintrag.
### Wozu der Bericht, wenn es den Monatsabschluss gibt?
Der **Monatsabschluss** ist der offizielle Schritt: Er sperrt den Monat und erzeugt die endgültige Stundenübersicht. Der **Bericht** (Aktion „Bericht erstellen (PDF)") ist dagegen jederzeit möglich, für jeden Zeitraum – eine Woche, ein Quartal, mehrere Monate – und sperrt nichts. Nutze den Bericht für Zwischenstände und Auswertungen, den Monatsabschluss für den finalen Abschluss.
### Zählt die Fahrzeit zum Kunden mit?
Nicht automatisch. Erfasse Fahrten als eigenen Zeiteintrag mit der Stundenart **Fahrzeit**. (Die Abrechnung von Fahrtkosten gegenüber Kund:innen ist ein separates Thema – siehe [Fahrten](/finanzen/fahrten).)
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