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# Mehrfachkarten
> Biete deinen Kund:innen flexible Guthabenkarten, um Leistungen im Voraus zu bezahlen und schrittweise zu nutzen.
export const FeatureVideo = ({id, title = "Video ansehen"}) =>
;
Mit Mehrfachkarten bietest du deinen Kund:innen eine flexible Möglichkeit, Leistungen im Voraus zu bezahlen und bei Bedarf zu nutzen. Jede Karte ist an eine bestimmte Leistung gebunden und enthält eine festgelegte Anzahl von Einheiten, die schrittweise verbraucht werden.
## Karte als Leistung konfigurieren
Jede Mehrfachkarte basiert auf einer **Leistung**, die du unter **Einstellungen > Leistungen** mit der Kategorie **"Karte"** anlegst. Dort legst du die grundlegenden Eigenschaften fest:
* **Anzahl der Karteneinheiten**: Wie viele Einheiten eine Karte beim Neukauf enthält (z. B. 10 für eine 10er-Karte).
* **Gültigkeitsdauer** und **Gültigkeitseinheit**: Wie lange die Karte gültig ist – wahlweise in **Wochen** oder **Monaten**. Ohne Angabe bleibt die Karte unbegrenzt gültig.
* **Gültigkeit ab**: Ab wann die Frist zählt – ab dem **Kaufdatum** oder ab dem **ersten gebuchten Termin**.
* **Erinnerung bei letzter Einheit**: Eine E-Mail an deine Kund:innen, sobald nur noch eine Einheit auf der Karte übrig ist.
* **Erinnerung vor Ablauf (Tage)**: Eine E-Mail eine festgelegte Anzahl Tage vor dem Ablaufdatum der Karte.
Für jede als "Karte" konfigurierte Leistung wird ein **Direktlink** generiert. Teile diesen Link auf deiner Webseite oder in Nachrichten, um deinen Kund:innen den direkten Kauf zu ermöglichen.
### Gültigkeitsdauer festlegen
Unter **Gültigkeitsdauer** und **Gültigkeitseinheit** bestimmst du, wie lange eine Karte nutzbar ist – zum Beispiel „10 Wochen" oder „6 Monate". Lässt du die Dauer leer, ist die Karte unbegrenzt gültig.
Mit **Gültigkeit ab** legst du fest, ab welchem Zeitpunkt die Frist läuft:
* **Kaufdatum**: Die Gültigkeit startet mit dem Kauf der Karte.
* **Erstem gebuchten Termin**: Die Gültigkeit startet erst mit dem frühesten Termin, den deine Kund:in bucht. Bis zur ersten Buchung läuft die Karte nicht ab.
Du bietest einen festen Trainingsblock an: **8 Einheiten, gültig 10 Wochen ab dem ersten Training**. Stelle die Karte auf 8 Einheiten, Gültigkeitsdauer `10`, Gültigkeitseinheit „Wochen" und Gültigkeit ab „Erstem gebuchten Termin". Die 10 Wochen beginnen dann automatisch mit dem ersten Termin, den deine Kund:in wahrnimmt.
Wählen deine Kund:innen beim Buchen Termine, die über das Gültigkeitsende der Karte hinausreichen, wird die Buchung dieser Termine verhindert – solange mit Karte oder Guthaben bezahlt wird. So lassen sich nur Termine innerhalb des gültigen Zeitraums buchen.
Bestehende Karten und Leistungen bleiben unverändert und rechnen weiterhin in Monaten ab dem Kaufdatum, bis du die Einstellung anpasst.
### Erinnerungen an deine Kund:innen
Du kannst deine Kund:innen automatisch per E-Mail erinnern. Beide Erinnerungen sind unabhängig voneinander und können auch gemeinsam aktiv sein:
* **Erinnerung bei letzter Einheit**: Wird verschickt, sobald nur noch eine Einheit auf der Karte übrig ist – ein Hinweis, rechtzeitig nachzukaufen.
* **Erinnerung vor Ablauf (Tage)**: Wird eine festgelegte Anzahl Tage vor dem Ablaufdatum verschickt – deine Kund:in erfährt, dass die Karte bald endet, und kann bei Bedarf eine neue Karte buchen. Diese Erinnerung setzt eine Gültigkeitsdauer voraus.
Hat eine Kund:in bereits eine neue, länger gültige Karte derselben Leistung, entfällt die Erinnerung vor Ablauf automatisch.
## Mehrfachkarten im Gruppentraining nutzen
Mehrfachkarten eignen sich ideal für **Gruppentrainings**. Damit eine Karte für ein Gruppentraining genutzt werden kann, musst du die entsprechenden Leistungen verknüpfen:
1. **Kartenwert festlegen**: In der Leistung für das Gruppentraining (z. B. "Social Walk") definierst du einen **Kartenwert**. Dieser Wert gibt an, wie viele Einheiten pro Termin von der Mehrfachkarte abgebucht werden.
2. **Teilnahme begrenzen**: Aktiviere die Option **"Buchung auf verfügbare Karteneinheiten beschränken"**. Dies ist entscheidend bei halb-offenen Gruppen, da Kund:innen standardmäßig für alle zukünftigen Termine eingetragen werden. Die Funktion stellt sicher, dass nur so viele Termine gebucht werden, wie Guthaben auf der Karte vorhanden ist.
Detaillierte Anleitungen findest du unter [Gruppentraining](/hundeschule/gruppentraining) und [Leistungen konfigurieren](/start/leistungen).
## Mehrfachkarten verwalten
In der Hauptübersicht siehst du alle ausgestellten Mehrfachkarten und ihren aktuellen Status.
### Die Spalten im Detail
* **Kunde**: Zeigt an, wem die Karte gehört.
* **Leistung**: Nennt die zugehörige Leistung, den Preis und die Gesamtzahl der Einheiten (z.B. "Flexi-Ticket | 279 € / 10 Einheiten").
* **Verfügbar**: Zeigt die verbleibenden Einheiten. Ein Farbsystem signalisiert den Status:
* 🟢 Guthaben verfügbar
* 🟡 Guthaben wird knapp
* 🔴 Kein Guthaben mehr
* **Gültig bis**: Das Datum, an dem die Karte ihre Gültigkeit verliert.
* **Abrechenbar**: Gibt an, ob die Karte bezahlt, offen oder abrechenbar ist.
## Gezielte Suche und Filter
Nutze die Filteroptionen, um die Ansicht einzugrenzen. Du kannst nach folgenden Kriterien filtern:
* **Verfügbarkeit** (mit/ohne Restguthaben)
* **Gültigkeit** (noch gültig?)
* **Leistung** (z. B. alle 10er-Karten)
* **Kauf- oder Gültigkeitsdatum**
* **Abrechnungsstatus**
## Aktionen für mehrere Karten
Wähle mehrere Karten über die Checkboxen aus, um folgende Aktionen gleichzeitig auszuführen:
* **Rechnung erstellen**: Fasst die ausgewählten Karten in einer Rechnung zusammen.
* **Abrechnungsstatus ändern**: Setzt den Status für alle gewählten Karten (z. B. auf "bezahlt").
* **Exportieren**: Exportiert die ausgewählten Karten als Excel-Datei mit allen relevanten Informationen.
### Mehrfachkarten exportieren
Mit der Export-Funktion kannst du eine oder mehrere Mehrfachkarten als Excel-Datei exportieren – ideal für Auswertungen, Buchhaltung oder Statistiken.
Die Excel-Datei enthält:
* Kunde und Kontaktdaten
* Leistungsbezeichnung
* Status der Karte (offen, bezahlt, abgelaufen)
* Verfügbare Einheiten
* Verbrauchte Einheiten
* Gesamteinheiten
* Gültigkeitsdatum
* Kaufdatum
* Preis
Nutze Filter vor dem Export, um gezielt bestimmte Kartentypen oder Zeiträume auszuwerten – z. B. alle ablaufenden Karten des laufenden Monats.
## Eine neue Mehrfachkarte anlegen
* **Kunde** (Pflichtfeld): Wähle den Kunden aus.
* **Leistung** (Pflichtfeld): Wähle die passende Kartenleistung aus.
* **Einheiten (Gesamt/Verfügbar)**: Die Felder werden basierend auf der Leistung vorbelegt, können aber angepasst werden.
* **Gekauft am** (Pflichtfeld): Das Datum, ab dem die Karte gültig ist.
* **Gültig bis**: Das optionale Ablaufdatum.
* **Rechnung erstellen**: Setze hier einen Haken, um direkt eine Rechnung zu generieren und optional zu versenden.
### Aktionen nach dem Speichern
* **"Erstellen"**: Speichert die neue Karte.
* **"Erstellen & Weitere anlegen"**: Speichert die Karte und öffnet direkt ein neues Formular.
**Wichtige Hinweise zur Nutzung**
Eine Karte ist nur dann für einen Termin nutzbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
* **Verfügbares Guthaben:** Es sind noch Einheiten auf der Karte vorhanden.
* **Gültiger Zeitraum:** Der Termin findet nach dem Kaufdatum und vor einem eventuellen Ablaufdatum statt.
* **Gültige Verknüpfung:** Die Leistung des Termins ist für die Bezahlung mit dieser Karte freigegeben.
Der Status **"offen"** signalisiert zusätzlich, dass die Karte selbst noch nicht bezahlt wurde. Hier kannst du manuell eine Rechnung erstellen oder den Status anpassen.
## Geldwertkarten (Guthabenkarten) mit Bonusbeträgen anbieten
In der 123Hundeschule Software kannst du sogenannte **Guthabenkarten** (auch Geldwertkarten genannt) erstellen. Diese Karten funktionieren auf Euro-Basis statt auf Einheitenbasis.
* Du kannst beispielsweise eine Karte im Wert von **100 €** mit **10 € Bonus** (insgesamt 110 €) oder **200 €** mit **15 % Bonus** anbieten.
* Beim Buchen wird dann automatisch der exakte Betrag vom Guthaben abgezogen, der für den jeweiligen Termin oder Kurs fällig ist.
* Hat ein Kunde mehrere Guthabenkarten, wird das Guthaben zuerst von der ältesten oder fast leeren Karte verwendet.
So ist eine flexible und kundenfreundliche Abrechnung möglich – ideal für individuelle Angebote und Stammkundenmodelle.
***
## Häufige Probleme und Lösungen
### Status "abrechenbar" trotz Mehrfachkarte
Ein Kunde wird im System als **"abrechenbar"** angezeigt, obwohl er eine Mehrfachkarte besitzt. Dies kann verschiedene Ursachen haben:
**1. Karte nicht mehr gültig**
Das Ablaufdatum der Karte wurde überschritten, wodurch das System sie nicht mehr als gültig erkennt und automatisch eine **reguläre Abrechnung** vorschlägt.
**Lösung:** Prüfe, ob die Karte verlängert oder eine neue Karte hinzugefügt werden sollte.
**2. Kaufdatum nach dem Termin**
Es könnte sein, dass der Kunde eine neue Mehrfachkarte erworben hat, aber das **Kaufdatum nach dem Termin** für die gebuchte Stunde liegt. Dadurch wird die Karte für diesen Termin nicht berücksichtigt.
**Lösung:** Passe das Kaufdatum der Karte an, sodass es vor dem Termin liegt.
**3. Karte nicht korrekt verknüpft**
Die Mehrfachkarte ist **nicht korrekt mit der Leistung "Gruppenstunde" verknüpft**, wodurch sie vom System nicht erkannt wird.
**Lösung:** Überprüfe in den Gruppeneinstellungen, ob die passende Leistung ausgewählt ist.
**Überprüfung:** Alle relevanten Informationen findest du in der Kundenakte unter dem Tab **"Mehrfachkarten"**. Dort kannst du überprüfen, ob eine Karte vorhanden ist, ob sie noch gültig ist und ob sie richtig mit der Leistung verbunden wurde. Falls erforderlich, kannst du dort auch eine neue Karte hinterlegen oder eine bestehende Karte bearbeiten.
### Status "offen" trotz bezahlter Karte
Wenn eine Teilnahme mit einer Mehrfachkarte bezahlt wird, sollte die Teilnahme den Status **"bezahlt"** anzeigen, auch wenn die Karte selbst noch den Status **"offen"** hat (z. B. wenn die Rechnung für die Karte noch nicht beglichen wurde).
Falls Teilnehmer als "offen" angezeigt werden, obwohl die Mehrfachkarte bereits bezahlt wurde, kann das folgende Ursachen haben:
* Manuelle Anpassungen an der Karte oder Rechnung wurden vorgenommen
* Die Art der Buchung beeinflusst den Status
**Lösung:** Prüfe, ob eventuell manuelle Änderungen an der Karte oder Rechnung vorgenommen wurden, die den Status beeinflussen könnten.
### Offene Teilnahmen bei neuer Karte abziehen
Wenn du eine neue Karte buchst und bereits an der halb-offenen Gruppe teilgenommen hast, werden die offenen Teilnahmen automatisch von der neuen Karte abgezogen. Dies geschieht jedoch nur, wenn das **Kaufdatum der neuen Karte vor den Terminen der Teilnahmen liegt**.
**Falls das Kaufdatum nach den Terminen liegt:**
1. Passe das Kaufdatum manuell an
2. Sobald das korrekt ist, zieht das System die offenen Einheiten automatisch nach etwa 30 Minuten ab
3. Du musst dann nichts weiter tun
### Guthaben bei Stornierung
Wenn eine Einzelteilnahme storniert wird oder ausfällt, entsteht ein Guthaben, das für einen anderen Termin verwendet werden kann.
**Beispiel:** Wenn ein Kunde mehrere Termine bucht und einen davon storniert, wird die Einheit auf der entsprechenden Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben. Das bedeutet, dass das Guthaben genutzt werden kann, um bei einem zukünftigen Termin die Barzahlung zu begleichen.
**Gültigkeit verlängern:**
Damit Kunden das Guthaben wieder für neue Buchungen nutzen können, kannst du die Gültigkeit der Karte verlängern.
Wird die Rechnung einer Mehrfachkarte storniert, wird die zugehörige Karte automatisch gelöscht. Du musst die Karte nicht mehr manuell entfernen.
***
## Einlösungen zwischen Karten verschieben
Wurde eine Einlösung der falschen Mehrfachkarte zugeordnet, kannst du sie auf eine andere Karte des Kunden verschieben:
1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab **"Einlösungen"**
3. Wähle die falsch zugeordnete Einlösung aus
4. Klicke auf **"Aktionen"** und wähle **"Auf andere Karte verschieben"**
5. Wähle die Ziel-Mehrfachkarte des Kunden aus
6. Die Einheit wird auf der Zielkarte abgezogen und auf der Ursprungskarte gutgeschrieben
Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn ein Kunde mehrere Karten besitzt und eine Einlösung versehentlich von der falschen Karte abgezogen wurde.
## Einlösung in Abonnement umwandeln
Hat ein Kunde inzwischen ein Abonnement abgeschlossen, kannst du bestehende Karteneinlösungen nachträglich auf das Abo umbuchen:
1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab **"Einlösungen"**
3. Wähle die Einlösung aus
4. Klicke auf **"Aktionen"** und wähle **"Auf Abonnement verschieben"**
5. Wähle das aktive Abonnement des Kunden aus
6. Die Einheit wird auf der Karte gutgeschrieben und stattdessen vom Abo-Kontingent abgezogen
So kannst du Kunden, die von einer Mehrfachkarte auf ein Abonnement wechseln, sauber umbuchen – ohne Einheiten zu verlieren.
## Neue Karte aus bestehenden Einlösungen erstellen
Wenn du Einlösungen von einer bestehenden Karte auf eine neue Karte übertragen möchtest, kannst du direkt aus den vorhandenen Einlösungen eine neue Karte erstellen:
1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab **"Einlösungen"**
3. Wähle die Einlösungen aus, die du verschieben möchtest
4. Klicke auf **"Aktionen"** und wähle **"Auf neue Karte verschieben"**
5. Eine neue Mehrfachkarte wird erstellt und die ausgewählten Einlösungen werden dorthin verschoben
6. Optional: Die alte Karte kann dabei ungültig gesetzt werden
Ein Kunde hat eine 10er-Karte, von der 6 Einheiten genutzt wurden. Du möchtest die verbleibenden Einheiten auf eine neue Karte übertragen und die alte abschließen. Wähle die 6 genutzten Einlösungen aus und verschiebe sie auf eine neue Karte.
## Paket hinzufügen
Über die Aktion **"Paket hinzufügen"** kannst du einem Kunden direkt ein Paket zuweisen. Die im Paket enthaltenen Karten werden automatisch angelegt:
1. Öffne das gewünschte Kundenprofil
2. Klicke auf **"Aktionen"** und wähle **"Paket hinzufügen"**
3. Wähle das Paket aus den verfügbaren Leistungen
4. Lege optional Kaufdatum, E-Mail-Vorlage, Dokument oder Rechnung fest (siehe unten)
5. Bestätige mit **"Paket hinzufügen"** – die enthaltenen Karten werden automatisch erstellt
### Optionale Angaben beim Paket-Kauf
Zusätzlich zum Paket kannst du mehrere optionale Felder ausfüllen. Lässt du sie leer, läuft alles wie gewohnt: Kaufdatum ist heute, es wird keine E-Mail versendet, kein Dokument hinterlegt und keine Rechnung erstellt.
Lege das Kaufdatum manuell fest, zum Beispiel wenn du das Paket nachträglich erfasst. Das Datum wird auf alle erzeugten Karten übertragen und das Gültigkeitsende daraus neu berechnet. Leer lassen, um das heutige Datum zu verwenden.
Wähle eine Vorlage aus der Kategorie **"Allgemeine E-Mails"**. Wenn gesetzt, erhält der Kunde direkt nach dem Anlegen automatisch eine E-Mail auf Basis dieser Vorlage – zum Beispiel eine Bestätigung oder Begrüßung. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird keine E-Mail versendet.
Lade eine Datei hoch (z. B. Vertrag, AGB oder Gutschein). Beim Kunden wird daraus automatisch ein **öffentliches Dokument** erstellt, das er in seinem Kundenbereich einsehen und herunterladen kann.
Aktiviere diese Option, um direkt eine Rechnung als **Entwurf** anzulegen. Wähle dazu eine **Rechnungs-Vorlage** aus der Kategorie „Rechnungen“ für den Rechnungstext. Die Rechnung wird **nicht** automatisch versendet – du kannst sie nach dem Anlegen prüfen, festschreiben und manuell verschicken. Bei einem rückwirkenden Kaufdatum übernimmt die Rechnung dieses Datum als Rechnungs- und Leistungsdatum.
Pakete sind vorkonfigurierte Leistungsbündel, die du unter **Einstellungen > Leistungen** mit der Kategorie "Paket" anlegst. Beim Kauf werden alle enthaltenen Einheiten automatisch auf der neuen Karte hinterlegt.
E-Mail- und Rechnungs-Vorlagen pflegst du unter **Einstellungen > Textvorlagen**. So kannst du z. B. eine Begrüßungs-E-Mail oder einen Standard-Rechnungstext für Pakete vorbereiten.
***
### 0,5 Punkte für Kartenwerte
Aktuell ist es nicht möglich, Kartenwerte im Komma-Bereich (z. B. 0,5 Punkte) zu vergeben. Diese Funktion wird systemseitig nicht unterstützt.
**Lösung:** Multipliziere die Punktewerte einfach mit dem Faktor 10.
**Beispiele:**
* Statt einer 5er-Karte vergibst du eine 50er-Karte
* Wenn ein Angebot 3,5 Punkte kosten soll, setzt du es auf 35 Punkte
Auf diese Weise kannst du dennoch mit "halben Punkten" arbeiten, ohne dass Kommawerte nötig sind.
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