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# Daten sichern und exportieren

> So lädst du alle Daten deiner Hundeschule herunter: Kund:innen, Hunde, Termine, Rechnungen, Notizen und Dokumente als Excel, PDF oder ZIP.

Deine Daten gehören dir. Du kannst sie jederzeit selbst herunterladen, zum Beispiel als regelmäßige Datensicherung, für deine Steuerberatung oder vor einem Wechsel zu einer anderen Software. Alle Exporte findest du direkt in der jeweiligen Liste unter `Aktionen`.

<Info>
  Lege dir regelmäßig eine eigene Sicherung an, zum Beispiel einmal im Monat. Laut unseren AGB bist du dafür selbst verantwortlich, auch wenn wir deine Daten zusätzlich sichern.
</Info>

## Überblick: Was du wo exportierst

| Daten | Wo | Aktion | Format |
| - | - | - | - |
| Kund:innen | **Allgemein > Kunden** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Kontakte fürs Handy | **Allgemein > Kunden** | `Exportieren (VCard)` | VCard |
| Hunde | **Allgemein > Hunde** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Einzelstunden | **Hundeschule > Einzelstunden** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Teilnahmen an Gruppen, Kursen und Veranstaltungen | **Allgemein > Teilnahmen** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Mehrfachkarten | **Allgemein > Mehrfachkarten** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Rechnungen und Belege als Liste | **Finanzen > Belege** | `Exportieren (Excel)` | Excel |
| Rechnungen und Belege als Dateien | **Finanzen > Belege** | `Belegdateien exportieren (ZIP)` | PDF und E-Rechnung im ZIP, per E-Mail |
| Alle Notizen | **Allgemein > Kunden** | `Alle Notizen exportieren (Excel)` | Excel |
| Alle Dokumente | **Allgemein > Kunden** | `Alle Dokumente exportieren (ZIP)` | Originaldateien im ZIP, per E-Mail |

Bei den Listen wählst du vorher die Einträge aus, die exportiert werden sollen. Für eine vollständige Sicherung setzt du oben in der Liste das Häkchen für alle Einträge. Notizen und Dokumente exportierst du immer komplett, dafür musst du nichts auswählen.

<Tip>
  Deine Termine kannst du zusätzlich in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook abonnieren. Wie das geht, steht unter [Kalender](/allgemein/kalender).
</Tip>

## Alle Notizen exportieren

Notizen schreibst du an vielen Stellen: an Einzelstunden (zum Beispiel deine Trainingsdokumentation), an Kund:innen, Hunden, Abos, Rechnungen und Anfragen. Mit diesem Export bekommst du alle in einer Excel-Datei.

1. Öffne **Allgemein > Kunden**.
2. Klicke oben auf `Aktionen` und wähle `Alle Notizen exportieren (Excel)`.
3. Die Excel-Datei wird sofort heruntergeladen.

Die Datei enthält für jede Notiz:

* Datum
* Bereich, zum Beispiel Einzelstunde, Kunde, Hund oder Abo
* Bezug, also den Termin bzw. den Datensatz, an dem die Notiz hängt
* Kund:in und Hund
* wer die Notiz geschrieben hat
* ob die Notiz für Kund:innen sichtbar ist
* den Text der Notiz

Auch Notizen an Terminen oder Abos, die du inzwischen gelöscht hast, sind enthalten. Beim Bezug steht dann „gelöscht“.

## Alle Dokumente exportieren

Alle Dateien, die du bei Kund:innen, Hunden oder Einzelstunden hochgeladen hast, zum Beispiel Verträge, Impfpässe oder Trainingspläne, bekommst du gesammelt als ZIP-Archiv.

1. Öffne **Allgemein > Kunden**.
2. Klicke oben auf `Aktionen` und wähle `Alle Dokumente exportieren (ZIP)`.
3. Bestätige mit `Exportieren`.
4. Sobald das Archiv fertig ist, bekommst du eine E-Mail mit dem Download-Link. Den Link findest du zusätzlich in deinen Benachrichtigungen oben rechts (Glocke).

<Note>
  Bei vielen Dokumenten kann das einige Minuten dauern. Du kannst in der Zwischenzeit normal weiterarbeiten.
</Note>

Im ZIP-Archiv sind die Dateien nach Ordnern sortiert:

* **Kunden**: ein Ordner je Kund:in
* **Hunde**: ein Ordner je Hund
* **Einzelstunden**: ein Ordner je Termin

Dazu gehört die Datei `Übersicht.csv`. Sie nennt zu jeder Datei, wem sie zugeordnet ist, und die Notiz, die du beim Hochladen eingetragen hast. Hast du statt einer Datei einen Link zu einer externen Datei hinterlegt, zum Beispiel in Google Drive, steht der Link ebenfalls dort.

## Vor einer Kündigung

Mit dem Ende deines Abos endet auch dein Zugang zur Administration. Lade deine Daten deshalb **vor dem Vertragsende** herunter. Mit den Exporten oben bekommst du alles, was du in der Software hinterlegt hast.

<Warning>
  Nach dem Vertragsende kannst du die Herausgabe deiner Daten noch einen Monat lang bei uns anfordern. Danach werden alle Daten endgültig gelöscht.
</Warning>

## Verwandte Themen

* [Kunden verwalten](/allgemein/kunden)
* [Belege und Export für die Steuer](/finanzen/belege)
* [Einzeltraining](/hundeschule/einzeltraining)


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