> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://hilfe.123hundeschule.de/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Chats mit Kund:innen > Chats mit Kund:innen und Gruppen-Chats für Kurse und Gruppen in der Weboberfläche – live, mit Anhängen, Umfragen und Tab am Kunden und am Angebot. Über **Chats** schreiben du und dein Team mit euren Kund:innen – in der [App](https://hilfe.123hundeschule.de/mobile-app/trainer/chats.md) unterwegs und in der Weboberfläche am Computer. Es sind dieselben Chats: Was du im Büro schreibst, sieht deine Trainerin sofort auf dem Platz, und umgekehrt. ![Weboberfläche Chats mit der Liste links und dem Chat mit Sophie Wagner rechts, darin ein Foto und eine Sprachnachricht](https://mintcdn.com/123hundeschule/ynX_Q3VM-vTRQyLY/images/chats-uebersicht.webp?fit=max\&auto=format\&n=ynX_Q3VM-vTRQyLY\&q=85\&s=3796b9a48a55df8644fb297d3cfd9100) Chats in der Weboberfläche: links die Liste, rechts der Verlauf ## Das Wichtigste in Kürze * **Immer an, in jedem Paket.** Es gibt nichts einzurichten. * **1:1-Chats** zwischen jeder Kund:in und jeder ihrer Trainer:innen. * **Gruppen-Chats** für jede Gruppe, jeden Kurs und jede Veranstaltung. Die Trainer:innen schreiben, die Teilnehmer:innen lesen, reagieren und stimmen ab. * **Live:** Neue Nachrichten, Haken und „schreibt …“ erscheinen ohne Neuladen. * **Ohne App per E-Mail:** Kund:innen, die die App nicht nutzen, bekommen neue Nachrichten gebündelt per E-Mail. Trainer:innen ohne App erfahren so von Nachrichten ihrer Kund:innen. * **Kein Chat im Kundenportal.** Kund:innen chatten in der App. ## Warum Chats statt WhatsApp? Viele Hundeschulen schreiben mit ihren Kund:innen über WhatsApp – meist vom privaten Handy der Trainer:innen. Das ist bequem, hat aber Folgen für dich als Inhaber:in: > [card] Datenschutz und DSGVO > > Für Kundendaten bist du als Hundeschule verantwortlich. Erlaubst du WhatsApp den Zugriff auf deine Kontakte, übermittelt die App laut eigener Datenschutzrichtlinie regelmäßig die Telefonnummern aus deinem Adressbuch an WhatsApp – auch die deiner Kund:innen. Die Chats in der App werden in der Software deiner Hundeschule gespeichert, geregelt über den [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://hilfe.123hundeschule.de/integrationen/datenschutz.md). > [card] Keine fremden Nummern in Gruppen > > In einer WhatsApp-Gruppe sehen die Mitglieder in der Regel die Telefonnummern der anderen. In den Gruppen-Chats sehen Teilnehmer:innen weder Nummern noch, wer wie abgestimmt hat. > [card] Alles im Team sichtbar > > Mit dem Recht „Alle Chats“ siehst du jeden Chat deiner Hundeschule – in der App und in der Weboberfläche. Du weißt, was zugesagt wurde, und kannst bei Beschwerden nachlesen. > [card] Bei der Kund:in abgelegt > > Jeder Chat hängt an der Kund:in bzw. am Angebot: Tab `Chat` am Kunden, Fotos und Dateien automatisch als Dokument. Kein Suchen in fremden Handys. > [card] Durchsuchbar > > Die Suche findet Chats nach Namen und nach Wörtern aus allen Nachrichten – „Wann hatten wir das mit dem Impfpass besprochen?“ ist in Sekunden beantwortet. > [card] Das Wissen bleibt im Betrieb > > Verlässt eine Trainerin die Hundeschule oder wechselt das Handy, bleiben alle Chats bei dir. Vertretungen im Urlaub übernehmen nahtlos. > [card] Gruppen pflegen sich selbst > > Wer bucht, ist im Gruppen-Chat, wer storniert, ist draußen. Niemand muss Gruppen anlegen, Leute hinzufügen oder nach dem Kurs entfernen. > [card] Alle erreicht > > Kund:innen ohne App bekommen die Nachrichten automatisch per E-Mail. Bei WhatsApp erreichst du nur, wer WhatsApp hat. > [!TIP] > > Für deine Trainer:innen gibt es die Antwort auf „Ich nutze doch WhatsApp. Was habe ich davon?“ unter [Chats für Trainer:innen](https://hilfe.123hundeschule.de/mobile-app/trainer/chats.md#ich-nutze-doch-whatsapp-was-habe-ich-davon). Den Link kannst du direkt weitergeben. ## Das kannst du hier tun | Funktion | Wo | | :- | :- | | [Chats lesen und beantworten](#der-bereich-chats) | Menü **Chats** | | [Einen neuen Chat beginnen](#einen-neuen-chat-beginnen) | **Chats** › Stift neben der Suche | | [Anhänge senden](#nachrichten-schreiben) | im Chat › Büroklammer | | [Umfrage erstellen und auswerten](#umfragen) | im Gruppen-Chat › Balken-Symbol | | [Chats einer Kund:in sehen](#tab-chat-am-kunden-und-am-angebot) | **Kunden** › Kund:in › **Kommunikation** › `Chat` | | [Gruppen-Chat eines Angebots öffnen](#tab-chat-am-kunden-und-am-angebot) | Gruppe, Kurs oder Veranstaltung › **Kommunikation** › `Chat` | | [Alle Chats des Teams sehen](#recht-alle-chats) | **Chats** › `Alle` | ## Der Bereich Chats Im Menü links findest du **Chats**, daneben die Zahl deiner ungelesenen Chats. Links stehen deine Chats, rechts der geöffnete Verlauf. * **Suchen** findet Chats nach Namen und nach Wörtern aus den Nachrichten. * `Meine` · `Alle` erscheint, wenn du das Recht [Alle Chats](#recht-alle-chats) hast. * In der Liste zeigen **Kreise** an deiner letzten Nachricht, ob sie gesendet, zugestellt oder gelesen (gefüllt) ist. Ein **Brief** heißt: per E-Mail verschickt, weil die Kund:in die App nicht nutzt. * Eine **Zahl** zeigt ungelesene Nachrichten. Beim Öffnen eines Chats trennt die Linie „Ungelesene Nachrichten“ Neues von Bekanntem. * Scrollst du nach oben, bringt dich der Pfeil unten rechts zur neuesten Nachricht zurück und zählt, was inzwischen neu ist. * Oben im Verlauf stehen Hinweise wie „Laura nutzt die App nicht – Nachrichten gehen per E-Mail.“ oder „… hat Mitteilungen aus – neue Nachrichten kommen zusätzlich per E-Mail.“ ## Einen neuen Chat beginnen 1. In **Chats** auf den Stift neben der Suche klicken. 2. Unter **Kund:in suchen** den Namen eingeben und die Kund:in auswählen. 3. Nachricht schreiben. Du kannst auch am Kunden im Tab `Chat` auf `Eigenen Chat mit … öffnen` klicken. **Danach:** Ihr habt einen eigenen 1:1-Chat. Gab es schon einen, öffnet sich dieser. ## Nachrichten schreiben * `Enter` sendet, `Shift` + `Enter` macht einen Zeilenumbruch. * Die **Büroklammer** schickt Fotos, Videos, PDF- und Office-Dateien. * Fährst du mit der Maus über eine Nachricht, erscheinen die Aktionen: mit einem Emoji **reagieren**, **antworten**, eigene Nachrichten **bearbeiten** (15 Minuten lang) und **löschen**. * **Sprachnachrichten** spielst du direkt im Verlauf ab, auch schneller mit `1,5×` oder `2×`. Aufnehmen geht in der App. * Das `i` oben rechts öffnet die Details: stumm schalten, Trainer:innen, Teilnehmer:innen und Medien. **Danach:** Fotos und Dateien legt die Software automatisch als Dokument ab – aus einem 1:1-Chat **intern bei der Kund:in**, aus einem Gruppen-Chat **beim Angebot**, sichtbar für die Teilnehmer:innen. Du findest sie unter **Kommunikation** › `Dokumente`. ## Umfragen **Wofür:** Ersatztermin finden, Ausflug planen, Wünsche für den nächsten Kurs abfragen. 1. Den Gruppen-Chat öffnen und auf das **Balken-Symbol** klicken. 2. Frage und mindestens zwei Antworten eintragen, über `+ Antwort hinzufügen` bis zu zehn. 3. Bei Bedarf `Mehrere Antworten erlauben` anhaken. 4. `Senden` klicken. ![Gruppen-Chat Rückruf-Training mit Umfrage, unter jeder Antwort die Namen der Abstimmenden, rechts die Details mit 15 Teilnehmenden](https://mintcdn.com/123hundeschule/ynX_Q3VM-vTRQyLY/images/chats-gruppe-umfrage.webp?fit=max\&auto=format\&n=ynX_Q3VM-vTRQyLY\&q=85\&s=f76cbf4821f5f7aac78e1caf91c6ca82) Umfrage erstellen und auswerten: Das Team sieht die Namen der Abstimmenden **Danach:** Unter jeder Antwort siehst du Anzahl, Anteil und die Namen der Abstimmenden. Teilnehmer:innen sehen nur die Zahlen. `Umfrage beenden` schließt die Umfrage. ## Tab Chat am Kunden und am Angebot **Am Kunden** findest du unter **Kommunikation** den Tab `Chat`. Er zeigt die 1:1-Chats dieser Kund:in, die du sehen darfst – deinen eigenen und mit dem Recht „Alle Chats“ auch die deiner Kolleg:innen. ![Kundendetail mit dem Tab Chat unter Kommunikation: Liste der Chats von Sophie Wagner und Knopf Eigenen Chat mit Sophie öffnen](https://mintcdn.com/123hundeschule/ynX_Q3VM-vTRQyLY/images/chats-tab-kunde.webp?fit=max\&auto=format\&n=ynX_Q3VM-vTRQyLY\&q=85\&s=458a7c49dd77e901293684e9d0ddba3a) Tab Chat bei der Kundin Sophie Wagner **An Gruppe, Kurs und Veranstaltung** zeigt der Tab `Chat` unter **Kommunikation** direkt den Gruppen-Chat des Angebots. Ihn sehen die Trainer:innen der Termine und alle mit dem Recht „Alle Chats“. ![Gruppe Rückruf-Training mit dem Tab Chat und dem Gruppen-Chat samt Umfrage](https://mintcdn.com/123hundeschule/ynX_Q3VM-vTRQyLY/images/chats-tab-gruppe.webp?fit=max\&auto=format\&n=ynX_Q3VM-vTRQyLY\&q=85\&s=e53233466cc9ca333d5f9a9aca2836d4) Tab Chat an der Gruppe Rückruf-Training ## Recht Alle Chats Jede Trainer:in sieht ihre eigenen Chats. Mit dem Recht **Alle Chats** sieht und schreibt jemand in allen Chats der Hundeschule und sieht in Umfragen die Namen – praktisch für das Büro oder eine Vertretung im Urlaub. Nachrichten stehen immer mit dem eigenen Namen. * Inhaber:innen und die Rolle `Administrator:in` haben das Recht von Anfang an. * Anderen Rollen gibst du es unter **Einstellungen › Rollen** im Bereich **Kundenverwaltung** (siehe [Rollen und Rechte](https://hilfe.123hundeschule.de/einstellungen/rollen.md)). * Mitteilungen aufs Smartphone gibt es nur für die eigenen Chats. ## E-Mails an Kund:innen ohne App Nutzt eine Kund:in die App nicht (kein aktives Gerät in den letzten 30 Tagen), bekommt sie neue Nachrichten per E-Mail: * Die Software wartet nach einer neuen Nachricht 5 Minuten und schickt dann alles Ungelesene gebündelt in **einer** E-Mail. * Antwortet die Kund:in auf die E-Mail, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse deiner Hundeschule. Im Chat erscheint sie nicht. * `In der App antworten` meldet die Kund:in im Kundenportal an und zeigt den QR-Code, mit dem sie die App verbindet. * In Umfragen stimmt sie über die Links in der E-Mail ab. Der Link öffnet eine kurze Seite, auf der sie die Antwort bestätigt. So zählt keine Stimme, nur weil ein Mailprogramm den Link vorab prüft. * Abbestellen geht über den Link in der E-Mail (ebenfalls mit Bestätigung) oder im Kundenportal bei den Benachrichtigungen unter „Chat-Nachrichten per E-Mail“. * In der App laden Trainer:innen die Kund:in direkt aus dem Chat ein: per QR-Code oder [per E-Mail](https://hilfe.123hundeschule.de/mobile-app/trainer/kunden.md#per-e-mail-einladen) mit Store-Links und einem Knopf, der die App gleich verbindet. ![E-Mail Neue Nachricht von Jana Becker mit der Nachricht, dem Knopf In der App antworten und dem Abmelde-Link](https://mintcdn.com/123hundeschule/ynX_Q3VM-vTRQyLY/images/chats-mail.webp?fit=max\&auto=format\&n=ynX_Q3VM-vTRQyLY\&q=85\&s=7c847aae8d0c90c2dc1fa53588f24de3) Die gebündelte E-Mail an eine Kund:in ohne App ## E-Mails an Trainer:innen ohne App Schreibt eine Kund:in ihrer Trainer:in und nutzt die Trainer:in die App nicht (kein aktives Gerät in den letzten 30 Tagen), bekommt die Trainer:in die Nachrichten per E-Mail: * Die Software wartet nach der ersten neuen Nachricht 5 Minuten und schickt dann alles Ungelesene gebündelt in **einer** E-Mail, zum Beispiel „2 neue Nachrichten von Laura Schmidt · Emma“. * Liest die Trainer:in den Chat vorher in der Weboberfläche, kommt keine E-Mail. * `Im Chat antworten` öffnet den Chat direkt unter **Chats** in der Weboberfläche. * Auf die E-Mail selbst kann die Trainer:in nicht antworten – die Antwort würde die Kund:in nicht erreichen. Geantwortet wird immer im Chat. * Die E-Mail gibt es nur für die eigenen 1:1-Chats und nur für Nachrichten der Kund:in. Schreibt eine Kollegin mit dem Recht **Alle Chats** im Chat, kommt keine E-Mail; in Gruppen-Chats schreiben ohnehin nur Trainer:innen. * Abbestellen lässt sich die E-Mail nicht. Wer sie nicht möchte, installiert die App: Dann kommen neue Nachrichten als Mitteilung aufs Smartphone statt per E-Mail. > [!TIP] > > Die Zahl im Menü **Chats** zeigt dem ganzen Team, was noch ungelesen ist – auch ohne E-Mail. ## Häufige Fragen > [accordion] Kann ich Chats abschalten? > > Nein. Chats sind in jedem Paket enthalten und immer an. Kund:innen schreiben nur ihren eigenen Trainer:innen, in Gruppen-Chats schreiben nur Trainer:innen. > [accordion] Werden Chats gelöscht? > > Nein. Gruppen-Chats werden nach dem letzten Termin archiviert und bleiben lesbar. Löschst du eine Kund:in, verschwinden ihre 1:1-Chats. > [accordion] Sind die Chats Ende-zu-Ende-verschlüsselt wie bei Signal? > > Nein, und das ist Absicht: Bei Signal kann niemand außer den beiden Gesprächspartner:innen mitlesen – auch keine Vertretung und keine Inhaber:in. Die Chats in der App gehören wie alle Kundendaten deiner Hundeschule. Sie werden verschlüsselt übertragen und in der Software deiner Hundeschule gespeichert, damit dein Team und eine Vertretung sie lesen können. > [accordion] Was steht in den Mitteilungen auf dem Smartphone? > > Name des Chats, Hundeschule und der Anfang der Nachricht – wie bei WhatsApp. Wer das auf dem Sperrbildschirm nicht sehen will, stellt in den Einstellungen des Smartphones „Vorschau zeigen“ auf „Wenn entsperrt“. > [accordion] Kann eine Kund:in blockiert oder gemeldet werden? > > Nein. Wird ein Chat schwierig, setzt du die Kund:in inaktiv. > [accordion] Warum sehe ich keinen „online“-Status meiner Kolleg:innen? > > „Online“ und „zuletzt aktiv“ zeigt die Software nur für Kund:innen und nur dem Team. Trainer:innen erscheinen nie online – auch nicht nach Feierabend. ## Nächste Schritte * [Chats in der App für Trainer:innen](https://hilfe.123hundeschule.de/mobile-app/trainer/chats.md) – unterwegs schreiben, Info an alle, Erreichbarkeit * [Chats in der App für Kund:innen](https://hilfe.123hundeschule.de/mobile-app/kunden/chats.md) – zum Weitergeben an deine Kund:innen * [Kundenverwaltung](https://hilfe.123hundeschule.de/allgemein/kunden.md) This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.